Каталог / Бизнес и финансы

Мелочи делопроизводства

Жизнедеятельность человека, компании, учреждения сегодня жестко регламентируется определенным и постоянно расширяющимся комплектом документов. Ни одно событие или изменение в статусе, ни одна официальная договоренность, ни одно соглашение не может считаться состоявшимся и действительным без оформления соответствующих бумаг. Времена, для которых деловой принцип «свои люди – сочтемся» был основным при построении партнерских отношений, давно ушел в прошлое, а пометки в записной книжке коммерсанта более не котируются в качестве гарантии. Современные методы ведения бизнеса требуют стандартизированной и официальной оформленной документации, а сопровождающий работу компании документооборот становится настолько массивным, что для его ведения требуются профессиональные делопроизводители.

Именно деятельность делопроизводителя является гарантом отсутствия возможных юридических проблем, и к этому сотруднику предъявляются повышенные требования: прежде всего внимательность и способность оперативно решать поступающие задачи. Делопроизводитель должен держать в активе десятки документов, от рядового заявления и инициативного документа до справочно-информационных фондов. Со временем заведенные дела обрастают многочисленными дублетными документами, в депонировании которых разобраться может только делопроизводитель компании. Для эффективного хранения документов и обеспечения их использования необходима выработка единой классификационной системы, поддерживать которую легко можно с помощью регистрационных штампов и штампов с регистрационным индексом. Один из способов облегчить работу делопроизводителя — изготовление штампов с грамотно составленным текстом под непосредственные нужды компании, что способствует успешной систематизации документооборота.

В обязанности делопроизводителя также входит и отслеживание подлинности бумаг: неверно составленный документ может стать не только причиной для его переоформления, а, следовательно, и для похода по всем инстанциям, но и основанием для остановки всего производственного процесса (например, при ошибке в наряд-заказе, отчете или производственном графике). Печать — один из гарантов подлинности документа, документ с печатью считается утвержденным, априори верным и юридически валидным. Изготовление печатей для фирмы — не только необходимая формальность, оно также значительно облегчает делопроизводство. Но при частом использовании оттиск печати становится менее разборчивым, сама функция печати утрачивается, и делопроизводителю приходится заказывать новые печати по оттиску старой. Обращение в специализированную фирму позволит восстановить печать даже со старого правового документа, поверх печати которого может быть даже чья-то подпись. Необходимость в восстановлении печати с документа может также возникнуть при приведении в порядок документов фирмы, где ранее отсутствовал делопроизводитель или был недостаточно квалифицирован и внимателен.

Подобные мелочи, которых существует множество в повседневной работе фирмы, непременно должен знать профессиональный делопроизводитель: именно они помогут ему сделать номенклатуру дел более подвижной и оперативной.